Cẩm Nang Hướng Dẫn Sử Dụng Toàn Diện Tiện Ích Trợ Lý AI Hành Chính (v5.0)

Tiện ích Trợ Lý AI Hành Chính (phiên bản v5.0 Production) là giải pháp chuyên biệt hóa toàn diện dành cho cán bộ công chức, viên chức trong hệ thống chính trị Việt Nam. Bài viết này hướng dẫn toàn bộ quy trình vận hành thực tế của tiện ích — từ lúc mở cửa sổ lần đầu cho tới khi xuất bản văn bản hoàn chỉnh và nâng cấp gói cước bản quyền.

Phần 1: Đăng Nhập & Kích Hoạt Quyền Sử Dụng

Khi nhấp vào biểu tượng Trợ Lý AI trên thanh công cụ của trình duyệt, cửa sổ giao diện chính của tiện ích sẽ mở ra:

1. Tự động nhận diện tài khoản Google/Gmail: Cán bộ không cần phải ghi nhớ mật khẩu hay trải qua các bước thiết lập OAuth 2.0 phức tạp. Tiện ích tự động nhận diện thông tin tài khoản Gmail công vụ đang đăng nhập sẵn trên trình duyệt.

2. Cấp mã cán bộ & Khởi tạo dùng thử: Hệ thống tự động cấp Mã cán bộ định danh duy nhất (ví dụ: CB_849201) gắn liền với mã phần cứng an toàn, đồng thời kích hoạt ngay Gói Dùng Thử (3 ngày) hoàn toàn miễn phí với đầy đủ tính năng công vụ!

Phần 2: Cài Đặt Thông Tin Cơ Quan & Thẩm Quyền Ký Ban Hành

Trước khi soạn thảo văn bản đầu tiên, đồng chí nên truy cập vào tab "Cài đặt" (Settings) để thiết lập thông số đơn vị. Việc này chỉ cần thực hiện 1 lần duy nhất, tiện ích sẽ tự động điền Quốc hiệu, Tiêu ngữ, Tên cơ quan, Địa danh hành chính và Thẩm quyền ký chuẩn xác cho mọi văn bản:

• Lựa chọn Khối cơ quan công tác: Gồm 5 khối: Khối Chính quyền (UBND), Khối Cấp ủy Đảng, Khối Hội đồng nhân dân (HĐND), Khối Mặt trận Tổ quốc và Khối Tổ chức Đoàn thể - Hội.

• Khai báo Tên cơ quan ban hành: Nhập tên đầy đủ (ví dụ: ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ YÊN HÒA). Tiện ích tự động tạo tên cơ quan chủ quản cấp trên theo quy chuẩn NĐ 30.

• Khai báo Đơn vị soạn thảo / Phòng ban chuyên môn: Ví dụ: VĂN PHÒNG HĐND & UBND hoặc PHÒNG KINH TẾ (theo mô hình chính quyền 2 cấp NĐ 150/2025).

• Cấp ký ban hành mặc định: Chọn ký cấp Cơ quan (Chủ tịch / Bí thư) hoặc cấp Phòng chuyên môn (Trưởng phòng) để tiện ích tự động chuẩn hóa công thức ký (TM., KT., TL., TUQ. có dấu chấm hoặc T/M, K/T gạch chéo theo từng khối).

Phần 3: Danh Mục Trợ Lý 5 Khối & Kho 278 Mẫu Đề Cương Nghiệp Vụ

Tại tab "Trợ lý", hệ thống phân chia các nghiệp vụ văn bản công vụ thành 5 khối cơ quan độc lập với 278 loại văn bản thực tế:

• Khối UBND (21 loại văn bản): Công văn hành chính, Báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, Tờ trình phê duyệt chủ trương, Kế hoạch công tác năm/tháng, Quyết định cá biệt, Biên bản họp, Thông báo kết luận...

• Khối Đảng (20 loại văn bản): Nghị quyết Ban Chấp hành, Kết luận Hội nghị Cấp ủy, Báo cáo sơ kết/tổng kết công tác xây dựng Đảng, Kế hoạch kiểm tra giám sát, Tờ trình Ban Thường vụ...

• Khối HĐND (20 loại văn bản): Nghị quyết kỳ họp thường lệ, Báo cáo thẩm tra ban kinh tế - xã hội, Kế hoạch giám sát chuyên đề, Biên bản chất vấn và trả lời chất vấn...

• Khối Mặt trận & Đoàn thể: Chương trình phối hợp thống nhất hành động, Báo cáo công tác mặt trận, Kế hoạch vận động quần chúng...

Mỗi loại văn bản đều được tích hợp sẵn Mẫu đề cương chuẩn mực được xây dựng bám sát Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và Quy định số 66-QĐ/TW. Đồng chí chỉ cần nhấp vào xem đề cương để nắm rõ kết cấu Điều, Khoản, Mục và Căn cứ pháp lý bắt buộc.

Phần 4: Không Gian Soạn Thảo Chuyên Sâu (Workspace)

Khi chọn một trợ lý văn bản (ví dụ: Công văn hành chính), tiện ích sẽ mở ra không gian soạn thảo chuyên sâu:

1. Nhập Trích yếu nội dung: Gõ vắn tắt mục đích của văn bản (ví dụ: V/v đôn đốc triển khai công tác chuyển đổi số quý II năm 2026).

2. Cung cấp căn cứ và yêu cầu cụ thể: Điền các chỉ tiêu số liệu, căn cứ quyết định hoặc văn bản chỉ đạo của cấp trên.

3. Đính kèm tệp tài liệu hỗ trợ: Hỗ trợ đính kèm tệp Word (.docx), PDF, Excel hoặc ảnh chụp scan văn bản cấp trên để AI phân tích và kế thừa số liệu chuẩn xác.

4. Nhấn nút "Soạn thảo văn bản": Trợ lý AI sẽ tự động phân tích bối cảnh, xây dựng cấu trúc và hoàn thiện toàn bộ bản dự thảo văn bản với đầy đủ 12 thành phần thể thức theo NĐ 30.

Phần 5: Các Tiện Ích Mở Rộng Độc Quyền (Tra Cứu QPPL & Tạo Mã QR)

Tại tab "Tiện ích", Trợ Lý AI cung cấp 2 công cụ nghiệp vụ vô cùng quan trọng cho công tác văn phòng:

• Tra Cứu Văn Bản QPPL: Cho phép tìm kiếm nhanh các Luật, Nghị định, Thông tư, Quyết định hiện hành. Hệ thống tự động cảnh báo tình trạng còn hiệu lực, hết hiệu lực toàn bộ hay một phần, giúp cán bộ viện dẫn căn cứ pháp lý tuyệt đối chính xác.

• Tạo Mã QR Văn Bản Chuẩn Điều 8 NĐ 30: Chỉ cần dán đường dẫn tài liệu (link Cổng dịch vụ công, Google Drive, OneDrive cơ quan), tiện ích sẽ tự động sinh mã QR với khung viền chuẩn thể thức cơ quan nhà nước kèm dòng chỉ dẫn "QUÉT ĐỂ ĐỌC VĂN BẢN ĐIỆN TỬ". Đồng chí có thể tải về tệp ảnh để in vào góc phải văn bản hoặc dùng cho hội nghị không giấy tờ.

Phần 6: Quản Lý Hạn Ngạch, Nâng Cấp Gói & Thanh Toán VietQR Napas 24/7

Mỗi tài khoản được trang bị hạn ngạch soạn thảo văn bản hàng ngày. Khi cần nâng hạn ngạch hoặc nâng cấp gói bản quyền công vụ dài hạn, đồng chí thực hiện quy trình sau:

1. Chọn gói cước phù hợp: Tiện ích cung cấp 3 gói bản quyền công vụ linh hoạt: Gói 1 Tháng (Plus), Gói 6 Tháng (Pro) và Gói 1 Năm (VIP - Khuyên dùng) tiết kiệm ngân sách.

2. Thanh toán VietQR Napas 24/7 tức thì: Nhấp "Nâng cấp ngay", hệ thống sinh mã VietQR Napas chuẩn hóa với thông tin tài khoản thụ hưởng tại Ngân hàng Á Châu (ACB) - Số tài khoản 931896 (Chủ tài khoản: ĐẶNG TRỌNG TÀI) và nội dung chuyển khoản định danh duy nhất (ví dụ: TLPAY 8K3M9P).

• Đồng chí mở ứng dụng ngân hàng bất kỳ, quét mã VietQR để hệ thống tự động điền đúng số tài khoản, số tiền và nội dung chuyển khoản.

• Hoặc sử dụng nút "Sao chép số tài khoản" và "Sao chép số tiền" 1 chạm trên màn hình.